In continuare, vad in piata multe proiecte de implementare care nu valorifica oportunitatile in favoarea ambelor parti implicate. De asemenea, observ inca multe proiecte care se vand la valori mici, adesea  ridicole, care au frecvent costuri ascunse ce incep sa apara pe parcursul implementarii si care ridica ulterior substantial costurile proiectului. Din pacate, acest comportament din piata nu serveste industriei noastre, fie ca vorbim de clienti sau de furnizori. Un proiect reusit (viabil), in care implementarea solutiei reprezinta cu adevarat o schimbare in bine pentru organizatie, are nevoie sa ia in calcul si cateva aspecte mai putin vizibile, dar care pot contribui decisiv la reusita proiectului si, implicit, la indeplinirea obiectivelor.

1. Resursele interne ale clientului sunt o parte foarte importanta intr-un proiect de implementare ERP. Este nevoie de la inceput de alinierea tuturor resurselor implicate si de bugetarea muncii lor (timp, efort, cunostinte, costuri). In practica noastra am intalnit si proiecte in care resursele din partea clientului au fost alocate exclusiv proiectului, aceasta ducand la inlocuirea lor in activitatile curente pe durata proiectului;

2. Costurile suplimentare pentru instruire (training) – sesiunile de instruire sunt extrem de importante pentru a ajuta angajatii (utilizatorii finali) sa inteleaga noul sistem si sa il accepte cu usurinta. Eu recomand ca in anumite situatii sa existe un buget suplimentar pentru training aditional. Dupa fiecare sesiune de training se pot completa formulare de feedback. Ulterior, pe baza lor se poate lua decizia de a suplimenta numarul sesiunilor de instruire, daca este necesar;

3. Dezvoltari si cerinte aditionale – observ frecvent in proiecte aparitia unor dezvoltari sau cerinte aditionale. Acestea sunt firesti, deoarece cu cat clientul avanseaza in implementare, realizeaza ca sunt aspecte pe care nu le-a anticipat. Din perspectiva mea este util a se avea in vedere un buget special pentru aceste dezvoltari/cerinte aditionale, care poate varia intre 10% si 20% din valoarea estimarii initiale a proiectului. Ramane insa la latitudinea clientului decizia folosirii sau nu a acestui buget;

4. Conversia de date – de obicei, corectitudinea datelor pregatite pentru a fi mutate se considera a fi complet indeplinita. Totusi, in momentul in care datele se muta efectiv in noua solutie sunt necesare corectii. Din acest motiv, costul conversiei datelor este deseori subestimat;

5. Infrastructura hardware – sunt situatii in care infrastructura hardware a clientului sufera modificari de adaptare la noua solutie ERP. Recomand ca, impreuna cu furnizorul solutiei ERP, sa se previzioneze, inca de la inceput, costurile aditionale, necesare fie ca vorbim de echipamente noi, inchiriere echipamente in data center sau cloud;

6. Costurile de deplasare – sunt dese imprejurarile in care clientul si furnizorul se afla in zone diferite alte tarii sau clientul are mai multe locatii intr-o tara si in afara ei. Pentru o relatie corecta intre client si furnizor este important sa luam in considerare toate costurile de deplasare (transport si cazare), deoarece in proiectele mari ele pot avea o valoare semnificativa.

In piata solutiilor ERP consider ca avem o responsabilitate comuna, noi, consultantii in implementare, cat si clientii care implementeaza aceste solutii. Asumarea acestei responsabilitati de catre ambele parti reprezinta conditia necesara pentru a avea proiecte viabile, cu obiective indeplinite, iar potenţialul de imbunatatire a afacerii sa fie folosit la maximum.

Despre noutatile aduse de ultima versiune, precum si despre impactul la nivel de business vorbim in continuare.

1. Cum ati descrie solutia de business Microsoft Dynamics AX in cateva cuvinte?

Foarte pe scurt, Microsoft Dynamics AX este nava amiral Microsoft a produselor pentru gestionea afacerilor. Face parte din suita de produse Microsoft Dynamics si este de fapt o solutie ERP complexa multi-valuta, multi-limba, multi-companie, care ofera suport pentru procesele operationale, administrative si financiare ale organizatiilor medii si mari. Solutia include si capabilitati pentru diferite industrii: productie, distributie, servicii, retail si sectorul public.

Pe cat de complexe si variate sunt capabilitatile oferite, pe atat de intuitiva si placuta este experienta utilizatorilor in adoptarea si utilizarea produsului.

2. Aveti o experienta de lucru cu solutia mai sus mentionata de 12 ani. Cum a evoluat Microsoft Dynamics AX de-a lungul timpului?

1988 – lansarea solutiei pe pietele din Danemarca si SUA, ca urmare a unei colaborari intre IBM si compania daneza Damgaard A/S. Functionalitati: management financiar, productie, stocuri, logistica si comert. Rula pe Windows NT Server, cu baza de date Microsoft SQL Server 6.5 / Oracle.

1989 – devine exclusiv proprietatea companiei Damgaard.

1999 – lansarea versiunii 2.0. Functionalitati: management proiecte, management depozit. Apare prima versiune a AOS-ului (Application Object server) folosit pentru gestionarea task-urilor in cadrul procesarii dintre client si server.

2000 – lansarea versiunii 2.1. Functionalitati: interfatare web Customer Self Service (Portal Enterprise). Devine solutie 3-tier (clientul, serverul si baza de date ruland separat).

Companiile Damgaard si Navision fuzioneaza, produsul devine Navision Axapta (versiunea 2.5). Include un mediu de dezvoltarea web si OLAP intern.

2002 – Microsoft achizitioneaza solutia si lanseaza versiunea 3.0, disponibila in 17 tari. Functionalizati: securitate imbunatatita, componentele pentru configurarea licentei, Intercompany si Demand planner incluse.

2005 – Axapta devine AX, se formeaza prima echipa de consultanta si dezvoltare din Romania. Incepe proiectul de localizare (respectiv dezvoltarea de rapoarte si functionalitati impuse de legislatia din Romania si, evident, traducerea interfetei in limba romana).

2006 – lansarea versiunii 4.0. Functionalitati: interfata noua, autentificare prin AD (Active Directory).

2008 – lansarea versiunii 2009 (5.0). Functionalitati: interfata similara produselor din suita Office, registrul global de adrese, multi-site, gestiunea deconturilor (Expense management), Role Center cu capabilitati de self service BI.

2011 – lansarea versiunea 2012 (6.0), disponibila in 25 tari. Functionalitati: interfata noua, Sales and Marketing, Procurement and Sourcing, Retail, Public Sector, Process manufacturing.

2015 – lansarea versiunii 2012 R3. Functionalitati: Transport Management, Warehouse Management, update in Retail, upgrade-uri pentru deployment in Azure, suport Cloud si cuburi BI.

Ajungand aproape de timpul in care ne aflam, putem spune ca solutia a avut o evolutie frumoasa: ultima versiuna a fost lansata in cursul anului trecut, vorbim in continuare despre Dynamics 365 for Operations sau Dynamics AX 7.

3. Ultima versiune, Microsoft Dynamics AX 7, exceleaza la nivel de noutati. Ce aduce nou si care este impactul  la nivel de business?

In cursul anului 2016, Microsoft a lansat oficial Dynamics 365 care unifica solutiile ERP, CRM si Office 365 folosind un concept numit CDM (Common Data Model) fiind disponibil in Cloud prin platforma Microsoft Azure. Dynamics 365 combina suita produselor Microsoft cum ar fi CRM online, noul Dynamics AX (AX 7) numit acum Dynamics 365 for Operations, Power BI, Office365, Cortana Intelligence si PowerApps. Practic, entitati din Dynamics AX sunt sincronizate cu alte aplicatii de business din Dynamics 365 (Sales, Marketing etc), dar si cu entitati externe.

Revenind la intrebare – probabil ca aceasta implica cel mai complicat si lung raspuns intrucat Dynamics 365 for Operations aduce multe imbunatiri si functionalitati noi. Iata care ar fi cele mai valoroase  8 dintre ele:

1. O interfata noua care permite, in principiu, lucrul oricand, oriunde si de pe orice fel de device. Accesarea aplicatiei printr-un browser web ofera posibilitatea utilizarii de platforme si device-uri variate, permitand companiilor sa extinda si sa dezvolte componente specifice de business prin intermediul aplicatiilor mobile.
2. Task recorder-ul poate sa genereze si sa ruleze acum inregistrari de tip ghid (Play recording as guide): sistemul va ghida utilizatorul pas cu pas in ce are de facut in interfata aplicatiei. Fisierele generate pot sa fie salvate local sau in Cloud, utilizand serviciile Lifecycle Services.
3. Functionalitatea Open in Excel – este o varianta imbunatatita a add-in-ului de Excel disponibil din versiunile anterioare. Aceasta permite  utilizatorilor sa editeze, insereze si chiar sa stearga inregistrari direct din Excel.
4. Stocuri in custodie – se refera la stocul din locatiile proprii care este insa in proprietatea furnizorului. Utilizand aceasta functionalitate noua clientul poate sa amane achizitia efectiva pana la momentul in care apare nevoie de consum efectiv in ciclul de productie
5. Simplificarea Registrelor de mijloace fixe prin combinarea registrelor existente
6. Utilizarea spatiilor de lucru (workspaces), concept nou ce combina elemente de tip: grid, tile, campuri traditionale, rapoarte, dashboard-uri PowerBI si elemente grafice, 100% customizabile.
7. Imbunatatiri ale functionalitatilor multi-companie prin simplificarea procesului de schimbare a companiei, sau de exemplu calculul centralizat al amortizarii mijloacelor fixe.
8. O noua abordare a proiectelor de implementare folosind portalul colaborativ Lifecycle Services (LCS) avand drept scop gestiunea procesului de implementare Dynamics 365.

Un trend ce devine din ce in ce mai clar si la nivel national este orientarea cererii catre solutiile disponibile in Cloud. Care sunt avantajele acestei tendinte? Este ultima varianta a solutiei Dynamics AX disponibila in Cloud?

Indiscutabil, solutiile in Cloud reprezinta unul din trendurile din industria IT in acest moment, motiv pentru care la selectarea unei solutii de tip ERP unul din factorii critici de decizie devine aceast alegere element. Comparativ, solutiile on-premise sunt gazduite pe echipamentele si serverele proprii companiei, in timp ce solutiile Cloud sunt hostate pe echipamente apartinand furnizorilor externi; exista, de asemenea, si variante hibride.

Din punct de vedere al pretului, solutiile Cloud presupun plata unei subscriptii (abonament) lunare sau anuale (subscriptie care poate include servicii diverse de suport, training si update-uri de software), in timp ce solutiile on-premises presupun, in principiu, plata o singura data a pretului, cu drept de utilizare permanenta. Practic, avem de-a face cu costuri de operare vs costuri de capital/investie.

Beneficiile achizitiei unei solutii de business  in Cloud sunt variate si se refera, in principal, la:

–          Cost: exista o predictibiliate mai mare in timp asupra costurilor si evident, un cost initial considerabil mai mic. De asemenea, nu mai sunt necesare investitii suplimentare pentru infrastructura (hardware, software si cheltuieli aditionale de personal)

–          Securitate: serviciile in Cloud ofera o stabilitate mai mare bazata si pe actualizari  continue de hardware si software.

–          Timp de implementare, evident mult mai scurt. Daca un proces de implementare on-premises poate dura cateva luni, in functie de complexitatea proiectului, cand vorbim de Cloud, perioada acordata acestei etape se reduce substantial.

–          Disponibilitate – 24 de ore din 24.

–          Scalabilitate (mai multe masini sau performante mai mari).

Microsoft Dynamics AX7, inca de la lansare, a fost disponibila in Cloud. Si daca mai spunem ca „mobile-first” si „cloud-first” au fost motto-urile cu care aceasta versiune a intrat pe piata, atunci se contureaza mult mai bine tendinta.

Scopul oricarui business este acela de a creste, bazandu-se pe atuurile pe care le are in piata si formand in permanenta altele noi. O solutie de business este unul dintre aceste avantaje, Microsoft aducand, odata cu ultimele versiuni, multe schimbari in aplicatiile proprii, intocmai pentru a se adapta la dinamismul mediului de business. Si in acest context vorbim despre Microsoft Dynamics AX7.

Daca va regasiti in macar una din intrebarile de mai sus, s-ar putea sa considerati interesant ce urmeaza.

Mituri urbane despre cloud versus on-premise.

Mitul nr.1: Cloud-ul (public) nu este sigur. E mai sigur sa ne tinem datele in propria infrastructura, la sediul firmei sau in datacenter-ul care ne gazduieste serverele.

Realitatea: Studii recente arata ca cele mai multe organizatii nu stiu cu precizie cat de sigura (sau nesigura) este propria infrastructura. Timpul mediu dupa care este detectata o bresa de securitate este de 205 zile. „Sentimentul” ca „totul este in regula” in propria ograda poate ca nu reflecta exact realitatea.

Furnizorii de cloud au cheltuit resurse enorme pentru a se asigura ca platformele lor indeplinesc cele mai inalte cerinte de securitate. Au stabilit protocoale si au instalat aplicatii pentru detectie, monitorizare si protectie pe care majoritatea organizatiilor nu si le permit sau a caror intretinere si utilizare ar fi o povara prea mare. Iar rezultatele se vad. Un studiu arata ca sistemele on-premise au fost atacate de doua ori mai mult decat platformele bazate pe cloud. Exista o presiune permanenta asupra furnizorilor de cloud care ii face sa fie in acord cu cele mai inalte standarde de securitate, fie ca vorbim de PCI-DSS sau de ISO/IEC 27017. Concluzia ar fi ca, desi ingrijorarile legate de securitate sunt puse de multe ori in balanta de catre companiile ce iau in calcul mutarea in cloud, aceste temeri nu reflecta realitatea platformelor moderne de cloud. Multi specialisti considera la ora actuala ca o arhitectura cloud bine implementata este mai sigura, de cele mai multe ori chiar mult mai sigura, decat o implementare on-premise a aceleiasi arhitecturi.

Mitul nr. 2: Sa asteptam pana ce cloud-ul este gata (sa asteptam versiunea 2.0). Cu ani buni in urma era de bun simt sa nu instalam o versiune noua de software imediat ce a fost lansata. Multe companii mari nu upgradau la urmatoarea versiune de Windows decat dupa aparitia primului service pack; multe firme nu se atingeau de baza de date Oracle decat dupa 2-3 point release-uri. Aceasta mentalitate se propaga firesc si in viziunea companiilor asupra cloud-ului. Vazut ca un fenomen relativ recent, acesta este privit ca un fel de poligon de testare, in care numai cei mai aventurosi (a se citi „early adopters”) se arunca cu capul inainte.

Realitatea: Cloud-ul este gata ACUM. Cloud-ul nu este atat de nou pe cat se crede. Putem spune cu mana pe inima ca suntem deja la versiunea 3 sau 4. Intre timp, acesta a devenit principalul mediu in care ruleaza aplicatiile unor mari companii. Da, mari companii din toate domeniile, nu doar firmele mici, isi muta business-ul in cloud chiar mai repede decat analistii din domeniu se asteptau. Nu asistam la inceputul unei tendinte, asistam mai degraba la un tsunami. Exista deja solutii de business de prim rang care ruleaza in cloud-uri publice, hibride sau private si care raspund unor cerinte cat se poate de variate. Un studiu IBM arata ca cheltuielile pe serviciile de cloud privat si hibrid cresc cu 45% pe an. CISCO ne spune ca peste 3 ani, 83% din traficul de date din datacentere va fi in cloud.

Mitul nr. 3: Putem beneficia de avantajele cloud-ului si la noi „acasa”. Multe companii, beneficiind de resurse si personal calificat, cred ca pot duplica in-house tot ce este disponibil in cloud. Aceste companii sunt intr-o constanta extindere si intretinere a infrastructurii interne, de cele mai multe ori cu personal redus, colectand servere si alte echipamente pe care trebuie sa le integreze si sa le pastreze un numar de ani pentru a justifica costurile de achizitie. Aceste sisteme costa din ce in ce mai mult pentru a fi mentinute in functiune, dar, hei, la ce ne mai trebuie cloud, nu-i asa?

Realitatea: Nu ne putem permite sa mentinem o infrastructura la acelasi nivel de performanta, redundanta, disponibilitate si securitate ca o platforma cloud. Foarte putine companii sunt capabile sa asigure intern un mediu atat de avansat, datorita costului prohibitiv, nu numai al echipamentelor, dar si a resurselor umane cu expertiza tehnica necesara. Cloud-ul este un exemplu tipic din acest punct de vedere a ceea ce se cheama „economy of scale”.

Mitul nr. 4: Cloud-ul nu e complicat. Multi provideri de cloud il prezinta ca pe ceva extrem de simplu: Iti faci bagajele si te muti in cloud. Apesi un buton si gata, esti in cloud… Ce poate fi mai simplu de atat?

Realitatea: Cloud-ul este un mediu cat se poate de specializat. Nu este intotdeauna o solutie la cheie, ai nevoie de specialisti care sa te ghideze, sa analizeze necesitatile tale si sa iti ofere raspuns la urmatoarele intrebari: Trebuie sa muti totul intr-un cloud public? Exista avantaje daca vrei sa folosesti un cloud privat? Poate ca o solutie hibrida ar fi optima? Daca da, unde tragem linia care va separa cloud-ul public de cel privat?

Mitul nr. 5: In cloud nu mai detinem controlul. Nu stim exact unde ne sunt stocate datele, nu avem acces direct pe serverele care ruleaza aplicatiile noastre.

Realitatea este ca avem tot controlul de care avem nevoie. Platformele moderne de cloud asigura un nivel de control cat se poate de sofisticat. Tool-urile de analiza si monitorizare sunt la inaltime, asigurand administratorilor mai mult control chiar decat se intalneste, in general, in mediile on-premise. Adevarul este ca o companie cu suficiente resurse interne (in teorie) ar face mai bine sa isi concentreze atentia in utilizarea acestora pentru activitati cu valoare mai ridicata, lasand operatiunile de mentenanta de nivel mai scazut in seama cloud-ului.

Cloud-ul hibrid si aplicatiile lui.

Ce NU inseamna cloud hibrid:

–          Colocare cu provideri multipli

–          Aplicatii separate ruland in mai multe cloud-uri publice

–          Infrastructura de tip cloud dar care nu poate interopera cu alte infrastructuri

Daca inca va mai intrebati ce inseamna, iata raspunsul: un serviciu de cloud integrat ce utilizeaza atat cloud-uri publice cat si private pentru a efectua diverse functii in cadrul aceleiasi organizatii.

CIO Magazine numea recent lipsa de expertiza drept cea mai mare provocare pentru cloud-ul hibrid. Desi arhitecturile de cloud sunt extrem de flexibile, asta nu inseamna neaparat si ca sunt simple sau evidente. Marii furnizori de solutii de cloud ințeleg acest lucru si solutiile hibride propuse de ei, beneficiaza de toate avantajele cloud-ului, tinand seama totodata de componentele on-site care intra in aceasta ecuatie.

Un exemplu practic de aplicatie destinata sa functioneze native intr-un cloud hibrid este solutia de business (ERP) Dynamics 365 for Operations (cunoscuta in versiunile anterioare drept Microsoft Dynamics AX). Lansata anul trecut ca o solutie pura de cloud (Software-as-a-Service), din vara lui 2017 va fi disponibila si on-premises, dar si intr-o configuratie inedita, hibrida.

Iata cele 3 optiuni de deployment care vor fi disponibile pentru Dynamics 365 for Operations:

–          Cloud (mediu complet ERP in Microsoft managed cloud, include High Availability / Disaster Recovery, medii sandbox, lifecycle management, etc.);

–          Cloud+Edge (fiecare componenta on-premise ruleaza local ceea ce se cheama „My Workplace”, in timp ce componenta de cloud asigura o viziune unitara asupra tuturor componentelor (agregare a datelor), plus PowerBI, Machine Learning si alte tehnologii Microsoft, incluzand si partea de failover.

–          Local business data (on-premise, cu posibilitate de migrare catre hibrid sau cloud)

Acest model hibrid (Cloud+Edge) se dezvolta (scale out) prin federalizarea nodurilor on-premise (My Workplaces) catre o vedere Enterprise unitara in cloud, ceea ce constituie la ora actuala o premiera pentru astfel de aplicatii.

Concluzii.

Nu cu multa vreme in urma, virtualizarea transforma IT-ul, aducand beneficii de exceptie cum ar fi mai buna utilizare a hardware-ului, rapiditatea cu care serverele erau puse in functiune sau eliminate, flexibilitatea extraordinara, definitorie pentru orice arhitectura moderna.

Astazi, pe baza fundatiei cladita de virtualizare, are loc o transformare la fel de importanta: cloud-ul si, in primul rand, cloud-ul hibrid sunt ceea ce se cheama „the next big thing”.

Surse: MSDynamicsWorld.com (https://msdynamicsworld.com), Microsoft Azure (https://azure.microsoft.com/en-us/), Microsoft Dynamics 365 for Operations (https://www.microsoft.com/en-us/dynamics365/operations), XAPT (http://www.xapt.ro/solutii/erp/microsoft-dynamics-ax.html).

In cele ce urmeaza mi-am propus sa va semnalez o serie de practici „nesanatoase” pe care le-am intalnit de-a lungul timpului in procesul de vanzare, ca facand parte din comportamentul de achizitie al unora dintre clientii de solutii ERP.

1. Exista companii care obisnuiesc sa contacteze in etapa de achizitie un numar mare de potentiali furnizori de solutii ERP (sa zicem intre 5 si 10). O astfel de abordare presupune ca vom avea un volum mare si variat de informatii, care raportat la timpul limitat pe care clientii il aloca, in general, pentru achizitie poate conduce la decizii pripite. Este un lucru cunoscut ca piata de solutii ERP nu este una omogena, ea oferind de la simple programe de contabilitate si gestiune de stocuri, furnizate de dezvoltatorii locali, pana la solutii de anvergura ampla, care inglobeaza standarde de industrie internationale. De aceea, este important ca mai intai sa definim obiectivele care se doresc a fi atinse de catre companie si ulterior cerintele pe care trebuie sa le acopere solutia ERP. Astfel, vom avea o imagine corecta a calibrului solutiei, in baza careia ne vom putea orienta apoi catre potentiali furnizori.
2. O alta practica des intalnita este aceea a listelor de specificatii tehnice/caiete de sarcini interminabile (in unele cazuri rezultate prin concatenarea mai multor documente utilizate in proiecte anterioare) care se traduc in zeci de functionalitati, pe principiul “e bine sa fie, ca nu se stie niciodata cand va fi nevoie de ele”. In realitate, o astfel de abordare ultra-acoperitoare nu face decat sa ridice in mod artificial gradul de complexitate al proiectului, sa incarce nejustificat costurile de implementare si sa creasca durata proiectului. Un alt impact negativ, cu efecte in perioada post-implementare, il reprezinta alterarea gradului de recuperare a investitiei, prin neutilizarea unor functionalitati care au produs costuri nejustificate.
3. Multe dintre companiile aflate in cautarea unui ERP obisnuiesc ca in prima faza sa solicite oferte „standard”, fara a avea macar o prima intalnire cu ofertantii, urmand ca in final sa invite doi sau trei  dintre acestia la discutii. Trebuie sa tinem cont ca procesul de vanzare al unei solutii ERP nu este unul tranzactional, ci pur consultativ, iar o prima intalnire este esentiala pentru intelegerea nevoilor, inainte de orice alta activitate care va urma. Fie ca aceasta va consta intr-o prezentare a solutiei, o analiza a fluxurilor de lucru ale organizatiei, o demonstratie de functionalitati sau oferta de implementare. In mod cert, un proiect de succes incepe cu derularea unor activitati specifice chiar din etapa de selectie, pentru ca ulterior acestea vor constitui premisele pentru fundamentarea unei propuneri corecte.
4. Se intampla foarte des ca in cadrul unor companii care au ca obiect de activitate productia sau comertul, sa fie delegate persoane din alte departamente (financiar-contabil, IT, etc.) care sa ia decizii cu privire la cerintele sistemului ERP, fara a fi implicati si responsabilii departamentelor care realizeaza efectiv activitatile de baza. In acest caz riscul de a se pierde in mod arbitrar informatii relevante pentru procesul de selectie a solutiei optime (prin diluarea semnificatiei sau a importantei acestora) este foarte ridicat.
5. Stabilirea unui buget tinta/limita pornind doar de la considerente pur comerciale si nu de la nevoi de business (care sa fie transpuse mai apoi in cerinte functionale)  poate fi o alta strategie gresita. Este de inteles ca orice buget trebuie foarte bine justificat catre factorii decizionali, insa a „taia” din buget in detrimentul unor cerinte critice poate afecta semnificativ atingerea obiectivelor de business stabilite. O solutie pentru a evita o astfel de situatie poate fi abordarea etapizata a proiectului, pe mai multe faze, si o implementare progresiva, in baza unui buget multi-anual.

Lista ramane deschisa, in realitate existand si alte practici similare, care se dovedesc a fi „nesanatoase” pentru alegerea solutiei optime si a implementatorului potrivit.

In concluzie, inainte de a incepe achizitia unei solutii ERP este recomandat sa pornim de la obiective (nu de la buget), sa nu ne propunem sa avem totul „cat de repede posibil” ci sa ne concentram pe cerintele critice in prima faza, sa implicam oamenii cheie din cadrul organizatiei in proces si sa comunicam deschis, inca de la inceput, asteptarile catre potentialul furnizor.

Totusi, in procesul de achizitie, multe companii ajung la momentul in care au identificat solutia ERP potrivita lor insa, trebuie sa decida asupra partenerului cu care sa porneasca la drum in procesul de implementare.

Cum alegi intre doi sau mai multi furnizori ai aceleiasi solutii ERP?

De fiecare data, chiar daca produsul este acelasi, o serie de diferente apar intre propunerile furnizorilor. Aceste diferente, daca nu sunt pe deplin intelese, duc de multe ori, la luarea unei decizii strict bazata pe pret sau pe promisiunea unei livrari a proiectului in cel mai scurt timp. Din pacate, de cele mai multe ori, astfel de decizii conduc la rezultate mai putin fericite!

Dar, care sunt diferentele si cum sa le intelegem?

Diferenta intre estimarile efortului pentru implementare (numarul de zile/ore alocat implementarii poate sa fie diferit ). Este cea mai intalnita diferenta ce pune pe ganduri clientul. Acest impas poate fi depasit intelegand de ce fiecare partener a inaintat respectiva estimare si ce a stat la baza acesteia:

–          Scopul proiectului – daca nu este clar exprimat si agreat cu fiecare dintre furnizori poate lasa loc interpretarilor si presupunerilor, implicit conduce la estimari diferite;

–          Functionalitati specifice industriei – ca rezultat a experientei acumulate in proiecte similare, unul dintre furnizori poate propune, ca si plus valoare in oferta sa, un set de functionalitati specifice industriei clientului. Inclus in oferta, efortul de implementare al acestor functionalitati poate genera diferente;

–          Gradul complexitatii in abordarea proiectului de implementare din perspectiva metodologiei si a activitatilor incluse;

–          Evaluarea  unor activitati din proiect precum instruirea utilizatorilor sau asistenta la testare si utilizare-supradimensionarea/subdimensionarea acestora poate genera diferente.

Diferenta intre termenele de dare in folosinta a sistemului. O multitudine de considerente pot determina aceasta diferenta. Este important ca acestea sa fie discutate cu fiecare furnizor in parte, validate si asumate:

–          Numarul si nivelul de senioritate al resurselor implicate in proiect de catre furnizori;

–          Capacitatea furnizorului de a absorbi un nou proiect la momentul respectiv;

–          Tendinta furnizorului de a inainta termene de livrare  nerealiste, in incercarea de a fi competitiv.

Diferenta intre tarifele practicate. Nu in ultimul rand, pot aparea diferente substantiale intre ratele practicate de furnizori. Elementele ce compun aceste tarife pot genera diferente ale tarifelor de la furnizor la furnizor:

–          Costul resurselor furnizorului functie de expertiza si nivelul de pregatire al acestora;

–          Costurile indirecte intampinate de un furnizor functie de marimea acestuia (echipa numeroasa, prezenta geografica, proiecte interne de R&D, roadmap-uri, s.a.m.d.).

Din aceasta perspectiva, Clientul este indrumat sa analizeze complexitatea proiectului dorit, necesitatea extinderii acestuia pe termen mediu si lung, expansiunea activitatii din punct de vedere geografic, astfel incat sa poata decide asupra ordinului de marime al furnizorului.

Ce se intampla, totusi, in cazurile in care diferentele prezentate anterior nu sunt semnificative si clientul nu poate avea o imagine cuantificabila asupra fiecarui furnizor care ia parte la procesul de ofertare? In acest caz, comportamentul profesionist practicat de catre furnizor in procesul de vanzare poate indica o desfasurare a proiectului in bune conditii. Calitatea echipei de vanzari, atat relationala cat si tehnica, este de cele mai multe ori in stransa legatura cu calitatea echipei de livrare a proiectului. O serie de intrebari ar trebui sa isi gaseasca raspunsul inca din primele intalniri din procesul de selectie furnizor:

–          Obiectivele profesionale imi sunt intelese si adresate?

–          Imi este prezentata o valoare adaugata fata de solutia standard?

–          Intalnirile au fost documentate (ex. minuta de sedinta) astfel incat sa existe o trasabilitate a aspectelor discutate si agreeate?

–          Interactiunile au fost suficiente astfel incat zonele cu risc din viitorul proiect sa fie maxim diminuate?

–          Termenele stabilite pentru fiecare activitate din procesul de achizitie au fost respectate?

Concluzionand, este imperios necesar sa cunoastem si sa intelegem totalitatea elementelor si viziunea care stau la baza propunerii tehnice si comerciale ale fiecarui furnizor, chiar daca produsul este acelasi. Si nu intotdeauna, un proiect subestimat, promis a fi livrat rapid, la un cost redus, este si de success.

de Alexandru Dorobantu

In timp, am invatat cateva lectii valoroase pe care as vrea sa le impartasesc cu voi mai jos:
1. Seteaza, impreuna cu clientul, asteptari realiste – La inceputul unui proiect de implementare ERP, impreuna cu clientul, setez asteptarile lui care se vor traduce in obiective. Cu cat acestea sunt mai realiste si se pot masura la sfarsitul proiectului cu atat creste rata de succes a unui proiect. Daca obiectivele sunt generale, fara a avea indicatori specifici de evaluare a lor, ele vor fi imposibil de cuantificat la final. Acest fapt va duce la concluzii nefundamentate si pierderi atat pentru implementator cat si pentru client.

2. Implica in proiect oameni cheie din organizatia beneficiarului – am invatat din proiectele de implementare pe care le-am facut o lectie foarte importanta si anume ca atunci cand proiectul nu este vizibil in organizatia clientului si oamenii cheie nu sunt implicati in diferite etape ale implementarii atunci ai foarte mari sanse ca proiectul sa fie un esec. O optiune ar fi sa identifici inca de la inceputul proiectului persoane care te-ar putea ajuta sa duci la bun sfarsit proiectul creand aliante si stabilind obiective comune cu acestea.

3. Pregateste-te pentru fiecare intalnire de proiect – am vazut situatii in care consultantii veneau nepregatiti la intalnirile pe proiect care aveau loc la client. Pentru a castiga incredere din partea clientului trebuie sa dai dovada de profesionalism in toate intalnirile pe care le ai cu acesta, indiferent de scop sau durata .

4. Actioneaza ca un adevarat consultant – in multe proiecte am vazut asa zisi consultanti care de fapt erau in realitate specialisti software. A nu se intelege ca am ceva cu cei din urma, atata cat ei dovedesc, in plus, trei aptitudini esentiale unui consultant bun:
a. Atitudine pro client – intelege ce doreste clientul si nu actioneaza impotriva lui;
b. Solutii in favoarea clientului – gaseste solutii impreuna cu clientul si nu doar tinand cont de ERP ;
c. Este proactiv – isi asuma responsabilitatea si poate lua decizii rapid in anumite situatii pe parcursul proiectului;

5. Livreaza Project Management de calitate – este nevoie de un leader puternic pentru a mentine un management de proiect bun. Ar trebui sa:
a. Urmaresti obiectivele setate la inceputul proiectului si sa te asiguri ca le poti indeplini;
b. Pastrezi canalele de comunicare deschise astfel incat persoanele potrivite vor fi implicate in proiect atunci cand este nevoie;
c. Limitezi rezolvarea problemelor in stil ad hoc sau gestionarea lor prin exceptie – greseli des intalnite in proiectele mari;
d. Mentii cerintele clientului care apar pe parcursul proiectului intr-un procent rezonabil pentru a nu influenta bunul mers al proiectului;

6. Invata din fiecare proiect finalizat – dupa ce ai terminat o implementare este nevoie de o analiza pe care sa o faci impreuna cu echipa (consultant si dezvoltatori) implicata in proiect pentru a determina:
a. Ce ai facut bine?
b. Ce ai facut mai putin bine?
c. Ce poti face diferit in urmatorul proiect?

Cu cat companiile vor constientiza faptul ca ambele parti angajate intr-un proiect de implementare (atat implementatorul cat si clientul) trebuie sa se implice activ in proiect, cu atat vom putea citi despre mai multe proiecte cu adevarat de succes.

Despre calitatile necesare si provocarile la care trebuie sa raspunda un bun consultant vorbim in continuare.

1.       Sa incepem cu inceputul: de ce consultant?

Primul contact cu XAPT Solutions a fost in cadrul unui proiect de implementare la compania la care lucram (care a constituit, de altfel, primul proiect de Microsoft Dynamics AX din Romania). Datorita faptului ca relatia de colaborare a decurs bine, mi s-a oferit oportunitatea de a lucra ca si consultant in echipa implementatorului. Mi s-a parut ceva nou si interesant si am acceptat propunerea. Astfel, am devenit angajat XAPT, azi cu o experienta de peste 10 ani in domeniul consultantei pe Microsoft Dynamics AX in domeniul productiei.

Si ca sa revin la intrebare, nu a fost ceva premeditat, nu a fost ceva ce mi-am dorit si am obtinut ci mai degraba o oportunitate de care am profitat. Si bine am facut. Dupa atatia ani in domeniu inca imi place ceea ce fac, este o provocare continua.

2.      Vorbiti-ne putin despre inceputurile dvs. in cadrul XAPT Solutions.

Avand in vedere ca am venit cu un bagaj mare de cunostinte practice din productie, am sarit peste clasica perioada de training. Ne-am bazat, in principal, pe experienta mea (peste 20 ani in productie). Am fost implicata direct intr-un prim proiect. Am invatat din mers. Acea perioada mi-e foarte clara si acum. De mentionat ar mai fi si faptul ca inceputurile mele au coincis si cu lansarea unei versiuni noi a solutiei – Microsoft Dynamics AX 4.0 – ceea ce a constituit un avantaj pentru mine.

3.      Sunt diferente intre consultantul de acum 10 ani si cel de acum?

La momentul la care eu m-am angajat am avut norocul sa lucrez intr-o echipa cu oameni cu experienta in solutiile de business. Referindu-ma la modul general, consultantii de atunci, aveau si o experienta practica, ceea ce poate constitui un avantaj. Juniorii din ziua de azi vin direct de pe bancile scolii. Sunt diferente, in mod cert. Sunt avantaje care deriva din insesi trasaturile noii generatii – vin cu o noua viziune, o noua abordare.  Intotdeauna va fi nevoie de input nou din partea tinerilor. Alaturat experientei, pot aduce rezultate benefice atat pentru noi cat si pentru client, evident.

4.      Dar potentialul utilizator al solutiei ERP de acum 10 ani este diferit de cel din 2016?

Daca intre noi, consultantii, sunt diferente, cu siguranta ca si la nivel de useri se remarca schimbari. Fiindca in esenta, vorbim despre oameni. Si despre mediul de business. Astfel, userii vor urma modelul de business al afacerilor companiilor în care lucrează. Model care nu mai este acelasi.

Utilizatorii de acum sunt mai abili si mai putin reticenti la schimbare. Conteaza foarte mult omul, in cele din urma. Ca oriunde, sunt oameni si oameni, evident sunt si useri si useri. Ce se pastreaza in continuare, insa, este nevoia de rabdare si abilitatea de a interactiona cu oamenii din partea consultantilor.

5.      Care sunt cele mai frecvente intrebari care vi se pun in proiecte?

In cadrul numeroaselor sesiuni de training pe care le sustinem, ni se adreseaza foarte multe intrebari. In mod cert exista cateva comune. As putea spune ca acestea se nasc chiar din temerile userilor. De exemplu, poate cea mai intalnita ar fi „si cine o sa faca asta in AX?”. Este o intrebare pusa de catre cei care sunt inca reticenti la schimbarea care are loc sau pur si simplu care reiese dintr-o comunicare interna realizata nu tocmai asa cum trebuie.

In a doua categorie, la cele mai frecvente intrebari intalnite in proiecte, as aminti cele legate de experienta solutiei – „s-a mai implementat undeva solutia?” – sau cele mai practice, de genul „daca are AX un raport sau altul de care avem nevoie”. Intrebarile sunt legate, in general, de fluxuri si de potentialul solutiei.

In cazul in care, userii fac trecerea de la utilizarea unei aplicatii la o alta, au tendinta sa faca comparative intre cele doua sisteme. Ca atare, multe intrebari sunt legate de acest proces.

6.      Dar cele mai incomode intrebari?

Cred ca mai intai ar trebui sa clarificam ce intelegem prin „incomod”. Eu as defini o asemenea intrebare ca una al carei raspuns induce o stare inconfortabila pentru ambii interlocutori. Si aici as exemplifica cu cea mai intalnita situatie – sesiunile de training sunt exemplificate cu ajutorul unei baze de date Microsoft, adica una generala, si nu una customizata. In momentul in care userii o vad se naste si prima dilemma – „de ce nu sunt datele si produsele noastre aici?”. O data explicata metodologia, insa, se intelege procedura si se merge mai departe.

Mai mentionez aici si o alta intrebare legata de o comunicare deficitara la nivel intern – „ce caut eu aici?”. Ca atare, se genereaza stari de frustrare si nervozitate care, intr-un final, sunt total lipsite de eficienta in procesul de training.

Fiecare etapa a unui proces de implementare are importanta ei. Realizarea/ respectarea ei are repercusiuni asupra celor ce urmeaza. De aceea, experienta unui consultant are un rol major in obtinerea unui proiect viabil, la finalul procesului de implementare.

7.       Care sunt cele mai importante intrebari de pus unui consultant?

In general, fiecare user formuleaza intrebari din aria lui functionala. Evident, cele mai potrivite si eficace intrebari sunt cele care se si pun, de altfel, legate de activitatile ce urmeaza sa le desfasoare. Tot ca si o concluzie, ei sunt foarte atenti la prezentari, sunt dornici sa invete, isi noteaza informatiile furnizate.

Ba chiar mai mult, am intalnit si cazuri cand ei testeaza consultantul, sa vada daca raspunsul este acelasi.

8.      Cum abordaţi clientii dificili? Banuiesc ca ati avut si asemenea cazuri.

Din punctul meu de vedere, al consultantului, nu exista clienti dificili. Abordarea clientilor trebuie facuta la fel, si anume cu respect. Ceea ce putem numi la un moment dat „dificil” poate fi un user caruia nu i s-a explicat, care nu a inteles sau este nemultumit de ceva anume. Eu, personal, nu am avut ocazia sa lucrez cu astfel de persoane.

Pot spune insa ca regulile sunt aceleasi: comunicarea este foarte importanta. Trebuie sa fii profesionist – sa stii despre ce vorbesti si sa le vorbesti pe intelesul lor. Sa ii provoci/ motivezi sa puna intrebari pana cand inteleg. Sa nu plece din acel training pana cand nu au epuizat toate nelamuririle lor. Iar consultantul sa le explice pana cand inteleg.

9.      Care este relatia ideala dintre un consultant si un user?

Asa cum spuneam, aceasta relatie trebuie sa se bazeze pe respect. Reciproc. In fine, ar trebui sa porneasca de la asta, si, in continuare, sa se ajunga undeva la mijloc: intre o legatura de prietenie si o conexiune rece. Trebuie gasita o cale de mijloc, astfel incat sa ii aduci suficient de aproape pentru a pune toate intrebarile pe care le au dar in acelasi timp sa fii si ferm. O altfel de relatie nu este avantajoasa pentru niciuna dintre parti.

10.   Intr-un final, care parte a carierei v-a placut mai mult? Cea de user sau cea de consultant?

Pe parcursul implicarii mele in procesul de implementare, inainte de face parte din echipa XAPT, am fost key user. Eu am invatat alti colegi, am interogat sistemul cu privire la anumite date/ rapoarte. Partea de comunicare este mai atragatoare, insa nu si cea mai confortabila. Pentru un consultant, sunt provocari in permanenta, sunt proiecte/ modele de business/ locatii/ companii noi.

Cu siguranta, daca ar trebui s-o iau de la capat, as alege din nou consultanta.

De-a lungul timpului, am observat cateva reguli de urmat pentru a asigura un proces de implementare cat mai lin, la finalul caruia veti beneficia de o solutie ERP implementata conform cerintelor companiei dvs. Fara nicio legatura intre ordinea in care le voi enumera si importanta lor, voi incerca sa le expun pe cele mai importante dintre ele.

Un punct de start in implementarea unei solutii ERP este definirea obiectivelor proiectului. Poate fi vorba de integrarea ariilor de business, de inregistrarea productiei in acelasi sistem ca si vanzarile, de obtinerea de rapoarte in timp real, sau oricare alte cerinte. Daca definiti obiective realiste si masurabile, la finalul proiectului veti putea analiza rezultatele si veti sti daca implementarea a fost una de succes; eventual, unde anume si cum trebuie sa actionati pentru a ajunge acolo.

Odata inceputa planificarea proiectului, sfatul meu este sa incercati sa o faceti intr-un mod cat mai detaliat, pentru a evita cresterea costurilor sau intarzieri in proiect. Planificati detaliat fiecare faza a proiectului, in mod realist, fara a subestima timpul necesar implementarii sau costurile aferente. Alocati un manager de proiect dedicat, cu experienta in management de proiect, care sa urmareasca in permanenta statusul proiectului de implementare. Daca in cadrul companiei nu exista nici o persoana care poate prelua acest rol, o solutie poate fi angajarea unui manager de proiect extern, care are experienta in implementarea unui ERP. Se intampla frecvent ca persoanelor implicate in proiect sa li se atribuie, pe langa sarcinile curente, task-urile ce deriva din rolul avut in cadrul proiectului. Acest lucru duce, de multe ori, la scaderea eficientei de lucru, la erori sau la intarzieri in proiectul de implementare.

Recomandarea mea este ca, in perioada de implementare, angajatii implicati direct in implementare sa fie degrevati partial de task-urile zilnice, avand astfel timp suficient pentru derularea in bune conditii a proiectului. De multe ori, companiile se concentreaza exclusiv pe obtinerea aprobarii managerilor, in loc sa implice intr-o mai mare masura persoanele potrivite, pentru fiecare arie de business: achizitii, vanzari, stocuri, productie, financiar, etc. Intr-o implementare este necesara alocarea de resurse interne (utilizatori cheie) pe fiecare arie functionala pe care o implementati, care sa participle in mod constant la proiect. Alegeti utilizatori cheie care cunosc foarte bine procesele de lucru, comunica eficient si sunt proactivi, deoarece ulterior, ii vor ajuta pe utilizatorii finali sa inteleaga noul sistem. Mai mult, angajatii care sunt implicati active in implementarea solutiei ERP, ca parte a activitatilor zilnice, vor fi direct interesati in finalizarea proiectului cu succes.

“Cine, ce face?” este probabil una din cele mai intalnite intrebari dintr-un proiect de implementare. Am intalnit implementari in care angajatii au participat la training-uri care nu au legatura cu activitatile pe care le desfasoara in mod curent sau cu cele pe care le vor efectua in noul sistem. Chiar daca la prima vedere pare un lucru banal de facut, definirea fluxurilor de lucru in noul sistem pentru toti angajatii este vitala pentru finalizarea cu succes a proiectului. Aceasta activitate trebuie facuta din timp, astfel incat, la sesiunile de training, fiecare angajat sa invete exact ce are de facut.

Sesiunile de training reprezinta un alt pas important in procesul de implementare. Lipsa lor, alocarea unui timp insuficient sau desemnarea incorecta a participantilor la workshop-uri poate duce la frustrari in randul angajatilor si creste riscul utilizarii sistemului sub capacitatea lui reala. Utilizatorii au nevoie de timp pentru a invata noul sistem si modificarile aduse proceselor de business care pot aparea odata cu acesta. Prin urmare, companiile ar trebui sa planifice eficient sesiunile de training si sa aloce angajatii din timp pentru aceste activitati.

Din experienta mea, implicarea utilizatorilor cheie in acest proces ajuta la asimilarea noului sistem mai bine si mai repede. O etapa foarte importanta care necesita o atentie deosebita este testarea sistemului. Am participat in proiecte in care acestei etape nu i-a fost acordata suficienta importanta (a fost lasata pe ultima suta de metri in proiect sau realizata cu resurse limitate). In aceste cazuri, folosirea solutiei a fost mai dificila pentru utilizatori in primele luni, fiind necesar mai mult suport din partea echipei de implementare, comparativ cu proiectele in care sistemul a fost complet testat de utilizatori. O testare minutioasa va arata cum va functiona sistemul in companie, care este impactul asupra utilizatorilor, care sunt scenariile posibile si ce rezultate se obtin. In cazul in care sunt identificate probleme, ele vor putea fi rezolvate la timp, evitand astfel costuri neplanificate sau intarzieri in derularea fluxurilor de lucru.

In mod intentionat am lasat la final o regula pe care clientii au tendinta sa o uite in momentul in care se incepe analiza cerintelor de business. Desi, in mod normal se doreste o schimbare de sistem deoarece solutia/ solutiile folosite momentan nu mai fac fata cerintelor de business, am luat parte la proiecte in care mi s-a solicitat sa existe in noul sistem functionalitati “copie” din vechiul sistem. Daca in anumite cazuri acest lucru se justifica (pentru pastrarea unui anumit flux de lucru, de exemplu), de cele mai multe ori aceste cerinte apar deoarece angajatii s-au obisnuit cu modul de lucru respectiv.

O soluţie ERP ofera numeroase functionalitati pe care, cel mai probabil, nu le regasiti in vechiul sistemul si folosirea lor poate aduce avantaje mult mai mari decat replicarea unor functionalitati pe care le folositi in prezent. Mai mult, aceste functionalitati “copie” pot avea costuri mai mari de implementare decat beneficiile pe care le aduc. Acestea sunt doar cateva dintre regulile de care ar trebui sa tineti cont atunci cand implementati o solutie ERP. Am sa inchei poate cu cea mai importanta: orice bun consultant ar trebui sa va indrume sa le respectati.

In timp ce exista, de asemenea, unele beneficii intangibile si oportunitati suplimentare acordate unei afaceri prin intermediul unui proiect de upgrade, ma voi concentra acum, mai mult, pe beneficiile tangibile.

Pentru a evidentia mai bine aceste avantaje, o sa le impart in patru domenii:
• eficienta
• caracteristici
• compatibilitate
• suportabilitate

1. Eficienta

Actualizarea solutiei ERP va creste performanta si va reimprospata experienta utilizatorului.

Asa cum noile modele de ferestre si aplicatii sunt mai eficiente astazi decat la momentul in care casa ta a fost construita, la fel este si tehnologia. Tehnologia evolueaza continuu: acum nu foarte multi ani nu ne-am fi imaginat fezabilitatea solutiilor implementate in cloud, telefoanele smart, adoptia tabletelor sau viteza cu care se dezvolta azi unele afaceri.

Pe partea de hardware, procesoarele sunt mai rapide, memoria RAM este mai ieftina si unitatile de stocare sunt mult mai diversificate. In plus, imbunatatirile de retea permit solutii implementate la distanta (cloud / Azure, gazduit), eliminarea unei mari parti din responsabilitatea IT a organizatiilor. Pe partea de software, Windows si SQL sunt imbunatatite in mod regulat pentru a profita de avantajele acestor modificari la nivel de hardware si alte instrumente.

Daca inca utilizezi o solutie proiectata cu ani in urma, nu poti profita de multe dintre aceste schimbari de mai sus. Ca rezultat, aceasta va incepe sa fie „neproductiva”, in comparatie cu alte software-uri. Productivitatea va suferi datorita performantelor slabe ale software-ului actual, dar este, de asemenea, influentata si de reticenta crescuta a utilizatorilor de a angaja sistemul.

2. Caracteristici

Actualizarea software-ului ERP aduce noi caracteristici si functionalitate.

Exista un mare trend acum – Internet of Things (IoT). In casa, acest lucru poate insemna ca frigiderul este in cele din urma in masura sa ofere liste de cumparaturi sau chiar poate plasa comenzi la magazinul alimentar. Astazi, aplicatiile permit deja incalzirea inteligenta si reglarea racirii, controlul iluminatului, monitorizarea plantelor si multe alte facilitati. Ca si imbunatatirile la domiciliu oferite de IoT, solutiile noi ERP ofera, de asemenea, caracteristici care nu sunt disponibile pentru versiunile anterioare.

Fiecare solutie ERP evolueaza pentru a ramane competitiva. Aceasta evolutie poate include uneori modificari pentru a profita de imbunatatirea infrastructurii sau poate oferi functionalitati noi si imbunatatite. Daca solutia este competitiva pe piata, poti fi mereu sigur ca upgrade-ul la cea mai noua versiune va face mai mult pentru afacerea ta decat daca doar ai profita de schimbarile tehnologice. Acesta va oferi, de asemenea, fluxuri de lucru simplificate, noi zone functionale si optiuni mai bune de interfata.

3. Compatibilitati

Actualizarea ERP asigura ca eco-sistemul afacerii tale sa fie in armonie.

S-ar putea sa fi avut experienta de a fi inceput un proiect de casa si sa realizezi ca, la final, ea nu este conform „proiectului”. Noile reglementari nu inceteaza sa apara. La fel si versiunile de Windows pot intampina probleme semnificative de compatibilitate, daca o sa incerci sa continui sa rulezi programe mai vechi. Programele externe cu care solutia ERP comunica anterior nu mai pot fi in masura sa comunice, odata solutia actualizata.

Instrumentele de afaceri noi sunt introduse continuu si instrumentele mai vechi sunt in continua evolutie. Cateva exemple in acest sens includ telefoanele inteligente, tabletele, VOIP, magazinele web, integrarea cardului de credit, aplicatiile de afaceri Business Intelligence (BI), software de transport si Microsoft Office.

4. Suportabilitate

Actualizarea solutiei detinute reduce costurile cu serviciul de suport.

Asa cum un instalator sau electrician este, de obicei, capabil sa lucreze cu (sau in jurul) instalatii depasite, furnizorul de soluții ERP este, de asemenea, de natura sa ofere sprijin pentru versiunile mai vechi ale software-ului. Dar, in acelasi timp, ca si acel instalator sau electrician, solutiile nu sunt la fel de eficiente in acest mediu invechit. Scenariul ar putea, de asemenea, continua cu faptul ca s-ar putea intampla ca distribuitorul sa nu mai ofere suport pentru acea versiune.

Daca ai versiunea 4.0 a unei soluții ERP din urma cu zece ani, iar versiunea curenta este versiunea 8.0, vei afla probabil ca partenerul tau, furnizor de ERP are un set limitat de resurse, legat de versiunea ta. Esti inca un client care plateste, astfel incat suportul va fi disponibil – doar ca devine mai rar si mai scump. Deoarece partenerul tau este ocupat de implementarea noilor solutii si dezvoltarea fluxurilor de lucru, a rezultatelor si a configuratiilor in moduri diferite si interesante, el va avea mai putine resurse disponibile pentru versiunea ta mai veche. O versiune curenta iti va da ocazia sa observi de multe ori ca partenerului tau ii este mai usor sa introduca avantaje suplimentare (micro-solutii personalizate, rapoarte, etc …), imposibil de realizat in versiuni mai vechi ale solutiei.

Sa astepti prea mult timp upgradarea sistemului ERP s-ar putea dovedi o alegere mai costisitoare.

Un upgrade poate fi un efort costisitor si, desigur, necesita o nevoie care sa justifice investitia. In timp ce un upgrade la fiecare noua versiune ERP nu este necesar si poate fi uneori prea costisitor fata de nevoile afacerii, sa ramai la un sistem vechi mai mult de cinci ani (sau chiar sa-i depasesti), poate, in cele din urma, sa se dovedeasca a fi o alegere mai scumpa.

Desigur, companiile nu pot continua sa foloseasca aceeasi solutie ERP pe termen nelimitat. In timp ce durata de viata a acestor platforme se poate intinde pe mai multi ani, fiecare dintre ele va trebui, in cele din urma, sa fie inlocuita. Organizațiile care au ajuns la sfarsitul duratei de folosinta utila a solutiei lor actuale, precum si intreprinderile mai mici sau noi, care nu au folosit astfel de sisteme inainte – trebuie sa fie constiente de momentul cand este necesara inlocuirea sau upgradarea acestora.

Deficientele inregistrate in mai multe arii operationale pot indica nevoia pentru un sistem ERP nou, mai modern. Iata cateva aspecte carora factorii de decizie ar trebui sa le acorde o atentie deosebita:

Timp pierdut cu procesele manuale
Cu exceptia companiilor multinationale mari, mai avansate din punct de vedere tehnologic, automatizarea completa si totala a proceselor de afaceri nu este o optiune realista. Cu toate acestea, exista multe domenii in care chiar si cele mai mici magazine de fabrica pot beneficia de eliminarea activitatilor manuale excesive sau inutile. O astfel de abordare economiseste timp si permite angajatilor sa se concentreze mai bine asupra sarcinilor lor decat sa se asigure ca au scris numarul de lot corect sau sa urmareasca corect toate resursele utilizate intr-o anumita ordine. Solutia ERP nu inlesneste doar acest tip de urmarire al resurselor, intr-un anumit moment si ajuta la standardizarea lor, dar ea se asigura si ca procesul de colectare a datelor ramane consecvent si corect. Acest lucru ramane valabil indiferent cand sau unde angajatii trebuie sa acceseze informatiile.

Aceste activitati nu sunt singurele operațiuni de afaceri ce pot beneficia de o reducere a muncii manuale, repetitive. Cu ajutorul abilitatilor unei solutii software ERP moderne de a avea efecte in aproape toate ariile activitatii unei companii, multe alte departamente vor beneficia, de asemenea. Angajatii departamentelor de contabilitate si administrativ se pot baza pe aceleasi date pentru a avea o imagine de ansamblu mai buna si a realiza previziuni cat mai realiste.

Probleme de compatibilitate de software
O solutie ERP, care este implementata si intretinuta in mod corect ofera o durata de viata lunga pentru compania respectiva. Cu toate acestea, fiecare sistem trebuie, in cele din urma, sa fie inlocuit, indiferent cat de eficient este. Suportul pentru sistem si natura schimbatoare a echipamentelor hardware face ca mentinerea unei astfel de platforme sa fie dificila pe termen lung.

Exista o multime de probleme care pot aparea. Devine dificil si apoi imposibil din punct de vedere functional sa integrezi o noua linie de business sau echipamente noi. Noile servere si statii de lucru trebuie sa mentina sistemul vechi functional. In multe privinte, un sistem ERP vechi genereaza mai multe probleme decat merita. La fel cum procesele manuale atenueaza eficienta unui astfel de software, tot asa intervin probleme de compatibilitate care incet, dar sigur, apar in timp.

Cei mai multi nu doresc sa schimbe sistemele lor curente prea devreme si asta din prudenta. Cu toate acestea, odata ce problemele de mai sus incep sa devina mai frecvente, procesul de productie si rentabilitatea vor incepe sa sufere. Dezvoltarea unui plan de actiune si stabilirea unui buget pentru un nou sistem ERP in timp ce sistemul vechi este inca folosit la un nivel rezonabil este, de asemenea, o abordare eficienta a acestei probleme. In plus, companiile pot cauta ajutorul unui partener ERP cu experienta pentru planificarea tranzitiei si a stabili o strategie inainte ca problemele sa inceapa sa apara.