Tinem cont de toate costurile atunci cand vrem sa implementam o solutie ERP?

Experienta acumulata in ultimii ani m-a invatat continuu lectii despre indeplinirea obiectivelor proiectelor de implementare ERP, pentru ca acestea sa reprezinte o oportunitate de a imbunatati procesele unei companii, de a aduce schimbarea de la bine la mai bine in activitatile curente.

In continuare, vad in piata multe proiecte de implementare care nu valorifica oportunitatile in favoarea ambelor parti implicate. De asemenea, observ inca multe proiecte care se vand la valori mici, adesea  ridicole, care au frecvent costuri ascunse ce incep sa apara pe parcursul implementarii si care ridica ulterior substantial costurile proiectului. Din pacate, acest comportament din piata nu serveste industriei noastre, fie ca vorbim de clienti sau de furnizori. Un proiect reusit (viabil), in care implementarea solutiei reprezinta cu adevarat o schimbare in bine pentru organizatie, are nevoie sa ia in calcul si cateva aspecte mai putin vizibile, dar care pot contribui decisiv la reusita proiectului si, implicit, la indeplinirea obiectivelor.

1. Resursele interne ale clientului sunt o parte foarte importanta intr-un proiect de implementare ERP. Este nevoie de la inceput de alinierea tuturor resurselor implicate si de bugetarea muncii lor (timp, efort, cunostinte, costuri). In practica noastra am intalnit si proiecte in care resursele din partea clientului au fost alocate exclusiv proiectului, aceasta ducand la inlocuirea lor in activitatile curente pe durata proiectului;

2. Costurile suplimentare pentru instruire (training) – sesiunile de instruire sunt extrem de importante pentru a ajuta angajatii (utilizatorii finali) sa inteleaga noul sistem si sa il accepte cu usurinta. Eu recomand ca in anumite situatii sa existe un buget suplimentar pentru training aditional. Dupa fiecare sesiune de training se pot completa formulare de feedback. Ulterior, pe baza lor se poate lua decizia de a suplimenta numarul sesiunilor de instruire, daca este necesar;

3. Dezvoltari si cerinte aditionale – observ frecvent in proiecte aparitia unor dezvoltari sau cerinte aditionale. Acestea sunt firesti, deoarece cu cat clientul avanseaza in implementare, realizeaza ca sunt aspecte pe care nu le-a anticipat. Din perspectiva mea este util a se avea in vedere un buget special pentru aceste dezvoltari/cerinte aditionale, care poate varia intre 10% si 20% din valoarea estimarii initiale a proiectului. Ramane insa la latitudinea clientului decizia folosirii sau nu a acestui buget;

4. Conversia de date – de obicei, corectitudinea datelor pregatite pentru a fi mutate se considera a fi complet indeplinita. Totusi, in momentul in care datele se muta efectiv in noua solutie sunt necesare corectii. Din acest motiv, costul conversiei datelor este deseori subestimat;

5. Infrastructura hardware – sunt situatii in care infrastructura hardware a clientului sufera modificari de adaptare la noua solutie ERP. Recomand ca, impreuna cu furnizorul solutiei ERP, sa se previzioneze, inca de la inceput, costurile aditionale, necesare fie ca vorbim de echipamente noi, inchiriere echipamente in data center sau cloud;

6. Costurile de deplasare – sunt dese imprejurarile in care clientul si furnizorul se afla in zone diferite alte tarii sau clientul are mai multe locatii intr-o tara si in afara ei. Pentru o relatie corecta intre client si furnizor este important sa luam in considerare toate costurile de deplasare (transport si cazare), deoarece in proiectele mari ele pot avea o valoare semnificativa.

In piata solutiilor ERP consider ca avem o responsabilitate comuna, noi, consultantii in implementare, cat si clientii care implementeaza aceste solutii. Asumarea acestei responsabilitati de catre ambele parti reprezinta conditia necesara pentru a avea proiecte viabile, cu obiective indeplinite, iar potenţialul de imbunatatire a afacerii sa fie folosit la maximum.



Daca vrei sa afli mai multe despre solutiile ERP, te rog sa completezi formularul de mai jos sau sa ne scrii la contact@erpadviser.ro.