Obiceiuri de abandonat intr-un proiect de implementare

Implementarea unei solutii ERP este un proces de lunga durata, ce necesita o administrare riguroasa a resurselor implicate. Pe langa efortul financiar necesar, intr-un proiect de implementare este necesara implicarea in egala masura a mai multor specialisti, atat din cadrul firmei cat si externi, de la partenerul de implementare.

De-a lungul timpului, am observat cateva reguli de urmat pentru a asigura un proces de implementare cat mai lin, la finalul caruia veti beneficia de o solutie ERP implementata conform cerintelor companiei dvs. Fara nicio legatura intre ordinea in care le voi enumera si importanta lor, voi incerca sa le expun pe cele mai importante dintre ele.

Un punct de start in implementarea unei solutii ERP este definirea obiectivelor proiectului. Poate fi vorba de integrarea ariilor de business, de inregistrarea productiei in acelasi sistem ca si vanzarile, de obtinerea de rapoarte in timp real, sau oricare alte cerinte. Daca definiti obiective realiste si masurabile, la finalul proiectului veti putea analiza rezultatele si veti sti daca implementarea a fost una de succes; eventual, unde anume si cum trebuie sa actionati pentru a ajunge acolo.

Odata inceputa planificarea proiectului, sfatul meu este sa incercati sa o faceti intr-un mod cat mai detaliat, pentru a evita cresterea costurilor sau intarzieri in proiect. Planificati detaliat fiecare faza a proiectului, in mod realist, fara a subestima timpul necesar implementarii sau costurile aferente. Alocati un manager de proiect dedicat, cu experienta in management de proiect, care sa urmareasca in permanenta statusul proiectului de implementare. Daca in cadrul companiei nu exista nici o persoana care poate prelua acest rol, o solutie poate fi angajarea unui manager de proiect extern, care are experienta in implementarea unui ERP. Se intampla frecvent ca persoanelor implicate in proiect sa li se atribuie, pe langa sarcinile curente, task-urile ce deriva din rolul avut in cadrul proiectului. Acest lucru duce, de multe ori, la scaderea eficientei de lucru, la erori sau la intarzieri in proiectul de implementare.

Recomandarea mea este ca, in perioada de implementare, angajatii implicati direct in implementare sa fie degrevati partial de task-urile zilnice, avand astfel timp suficient pentru derularea in bune conditii a proiectului. De multe ori, companiile se concentreaza exclusiv pe obtinerea aprobarii managerilor, in loc sa implice intr-o mai mare masura persoanele potrivite, pentru fiecare arie de business: achizitii, vanzari, stocuri, productie, financiar, etc. Intr-o implementare este necesara alocarea de resurse interne (utilizatori cheie) pe fiecare arie functionala pe care o implementati, care sa participle in mod constant la proiect. Alegeti utilizatori cheie care cunosc foarte bine procesele de lucru, comunica eficient si sunt proactivi, deoarece ulterior, ii vor ajuta pe utilizatorii finali sa inteleaga noul sistem. Mai mult, angajatii care sunt implicati active in implementarea solutiei ERP, ca parte a activitatilor zilnice, vor fi direct interesati in finalizarea proiectului cu succes.

“Cine, ce face?” este probabil una din cele mai intalnite intrebari dintr-un proiect de implementare. Am intalnit implementari in care angajatii au participat la training-uri care nu au legatura cu activitatile pe care le desfasoara in mod curent sau cu cele pe care le vor efectua in noul sistem. Chiar daca la prima vedere pare un lucru banal de facut, definirea fluxurilor de lucru in noul sistem pentru toti angajatii este vitala pentru finalizarea cu succes a proiectului. Aceasta activitate trebuie facuta din timp, astfel incat, la sesiunile de training, fiecare angajat sa invete exact ce are de facut.

Sesiunile de training reprezinta un alt pas important in procesul de implementare. Lipsa lor, alocarea unui timp insuficient sau desemnarea incorecta a participantilor la workshop-uri poate duce la frustrari in randul angajatilor si creste riscul utilizarii sistemului sub capacitatea lui reala. Utilizatorii au nevoie de timp pentru a invata noul sistem si modificarile aduse proceselor de business care pot aparea odata cu acesta. Prin urmare, companiile ar trebui sa planifice eficient sesiunile de training si sa aloce angajatii din timp pentru aceste activitati.

Din experienta mea, implicarea utilizatorilor cheie in acest proces ajuta la asimilarea noului sistem mai bine si mai repede. O etapa foarte importanta care necesita o atentie deosebita este testarea sistemului. Am participat in proiecte in care acestei etape nu i-a fost acordata suficienta importanta (a fost lasata pe ultima suta de metri in proiect sau realizata cu resurse limitate). In aceste cazuri, folosirea solutiei a fost mai dificila pentru utilizatori in primele luni, fiind necesar mai mult suport din partea echipei de implementare, comparativ cu proiectele in care sistemul a fost complet testat de utilizatori. O testare minutioasa va arata cum va functiona sistemul in companie, care este impactul asupra utilizatorilor, care sunt scenariile posibile si ce rezultate se obtin. In cazul in care sunt identificate probleme, ele vor putea fi rezolvate la timp, evitand astfel costuri neplanificate sau intarzieri in derularea fluxurilor de lucru.

In mod intentionat am lasat la final o regula pe care clientii au tendinta sa o uite in momentul in care se incepe analiza cerintelor de business. Desi, in mod normal se doreste o schimbare de sistem deoarece solutia/ solutiile folosite momentan nu mai fac fata cerintelor de business, am luat parte la proiecte in care mi s-a solicitat sa existe in noul sistem functionalitati “copie” din vechiul sistem. Daca in anumite cazuri acest lucru se justifica (pentru pastrarea unui anumit flux de lucru, de exemplu), de cele mai multe ori aceste cerinte apar deoarece angajatii s-au obisnuit cu modul de lucru respectiv.

O soluţie ERP ofera numeroase functionalitati pe care, cel mai probabil, nu le regasiti in vechiul sistemul si folosirea lor poate aduce avantaje mult mai mari decat replicarea unor functionalitati pe care le folositi in prezent. Mai mult, aceste functionalitati “copie” pot avea costuri mai mari de implementare decat beneficiile pe care le aduc. Acestea sunt doar cateva dintre regulile de care ar trebui sa tineti cont atunci cand implementati o solutie ERP. Am sa inchei poate cu cea mai importanta: orice bun consultant ar trebui sa va indrume sa le respectati.

 



Daca vrei sa afli mai multe despre solutiile ERP, te rog sa completezi formularul de mai jos sau sa ne scrii la contact@erpadviser.ro.