Cum comunicam in timpul unui proces de implementare?

Implementarea unei solutii ERP reprezinta un pas important ce implica toate departamentele unei organizatii si influenteaza desfasurarea activitatii pentru mare parte din angajati.

De multe ori, cand angajatii sunt informati de schimbarea sistemului informatic, prima reactie este de reticenta si respingere. Automatismele dobandite in vechiul sistem si teama de nou ingreuneaza procesul de acceptare si asimilare al noului sistem ERP.

Cum se poate imbunatati perspectiva angajatilor in ceea ce priveste noul sistem? Cum se poate transforma reticenta la schimbare in proactivitate si implicare?

Raspunsul la aceste intrebari este destul de simplu: prin comunicare continua, in mod eficient.

Mai jos poti gasi cateva sugestii pentru o comunicare eficienta in cadrul procesului de implementare.

  1. Creeaza un plan de comunicare

Pregateste-ti compania pentru implementare prin crearea unui plan de comunicare. In cadrul planului, identifica o strategie de comunicare, modalitatile de comunicare si anticipeaza punctele de rezistenta.

Defineste intervale de timp in care sa comunici informatiile. Spre exemplu, pentru a discuta statusul proiectului, stabileste intalniri saptamanale cu angajatii si intalniri bilunare cu managementul.

  1. Comunica des si eficient

Identifica un limbaj comun de comunicare, in functie de rolul fiecarul angajat in cadrul companiei, astfel incat fiecare sa inteleaga ce presupune implementarea unui sistem nou si care sunt beneficiile noii ssolutii: posibilitatea de a dobandi cunostinte noi, eficienta in operare, informatii obtinute in timp real.

  1. Foloseste mai multe canale de comunicare

Intr-un process de implementare ERP, cel mai folosit mod de a comunica informatii este e-mail-ul, dar informatia transmisa nu este intotdeauna inteleasa si retinuta de catre angajati.

De aceea, este important sa se foloseasca si alte canale de comunicare.

Organizarea sedintelor interne la nivelul fiecarui departament permite utilizatorilor sa inteleaga motivele schimbarii sistemului informatic, beneficiile pe care le aduce, efortul si durata de implementare, sa puna intrebari si sa primeasca raspunsuri.

Newsletter-urile, flyerele, posterele, comunicarea pe intranet-ul companiei reprezinta de asemenea modalitati de a comunica in permanenta cu angajatii.

  1. Comunica in ambele sensuri

Scepticismul, reticenta la nou si teama de schimbare pe care o au angajatii sunt reactii normale. De aceea, este important ca acestia sa poata pune intrebari si sa-si exprime temerile si nelamuririle in orice moment.

De multe ori, angajatii au ezitari in a expune direct problemele care nu le sunt clare pe parcursul implementarii, in special daca acestea sunt legate de nesiguranta de a invata un sistem ERP nou. In acest caz, managerul de proiect poate sugera completare unor chestionare anonime.

Este recomandat ca pana la momentul trainingurilor de utilizatori finali, principalele nelamuriri sa fie discutate si rezolvate, astfel incat utilizatorii finali sa se poata concentra exclusiv pe asimilarea informatiilor si a fluxurilor de lucru din cadrul trainingurilor finale.

  1. Promoveaza intern noua solutie ERP

Intr-un proiect de implementare ERP, fiecare companie ar trebui sa trateze comunicarea cu angajatii in mod similar cu o campanie pentru lansarea unui produs nou.

Un proiect de implementare ERP vizibil si prezentat atractiv in cadrul organizatiei va atrage atentia angajatilor si va creste gradul de implicare al acestora.

Atribuirea unui logo si unui nume sugestiv proiectului de implementare, newsletter-urile, crearea unei pagini dedicate pe intranet-ul companiei sunt, de asemenea, metode prin care angajatii pot fi in permanenta in contact cu noul sistem pe perioada implementarii.

Intalnirile, training-urile, newsletter-urile, e-mail-urile si alte modalitati de promovare interna a proiectului de implementare ERP contribuie la succesul acestuia in organizatie.

Nu se poate afirma ca exista “prea multa comunicare” in cazul implementarii unui sistem nou.

Transmiterea repetata a informatiei si promovarea interna a noii solutii ERP asigura acceptarea facila a acestuia de catre angajati si un Go-Live al proiectului fara probleme majore.



Daca vrei sa afli mai multe despre solutiile ERP, te rog sa completezi formularul de mai jos sau sa ne scrii la contact@erpadviser.ro.