5 practici “nesanatoase” in alegerea unei solutii ERP

Alegerea unei solutii ERP ca si suport decizonal pentru controlul si eficientizarea proceselor de lucru din cadrul organizatiei presupune o serie de activitati complexe, cu implicatii majore la nivelul intregii companii. In acest context, primii pasi au o importanta critica pentru derularea in bune conditii a intregului proces de achizitie a solutiei de business.

In cele ce urmeaza mi-am propus sa va semnalez o serie de practici „nesanatoase” pe care le-am intalnit de-a lungul timpului in procesul de vanzare, ca facand parte din comportamentul de achizitie al unora dintre clientii de solutii ERP.

  1. Exista companii care obisnuiesc sa contacteze in etapa de achizitie un numar mare de potentiali furnizori de solutii ERP (sa zicem intre 5 si 10). O astfel de abordare presupune ca vom avea un volum mare si variat de informatii, care raportat la timpul limitat pe care clientii il aloca, in general, pentru achizitie poate conduce la decizii pripite. Este un lucru cunoscut ca piata de solutii ERP nu este una omogena, ea oferind de la simple programe de contabilitate si gestiune de stocuri, furnizate de dezvoltatorii locali, pana la solutii de anvergura ampla, care inglobeaza standarde de industrie internationale. De aceea, este important ca mai intai sa definim obiectivele care se doresc a fi atinse de catre companie si ulterior cerintele pe care trebuie sa le acopere solutia ERP. Astfel, vom avea o imagine corecta a calibrului solutiei, in baza careia ne vom putea orienta apoi catre potentiali furnizori.
  2. O alta practica des intalnita este aceea a listelor de specificatii tehnice/caiete de sarcini interminabile (in unele cazuri rezultate prin concatenarea mai multor documente utilizate in proiecte anterioare) care se traduc in zeci de functionalitati, pe principiul “e bine sa fie, ca nu se stie niciodata cand va fi nevoie de ele”. In realitate, o astfel de abordare ultra-acoperitoare nu face decat sa ridice in mod artificial gradul de complexitate al proiectului, sa incarce nejustificat costurile de implementare si sa creasca durata proiectului. Un alt impact negativ, cu efecte in perioada post-implementare, il reprezinta alterarea gradului de recuperare a investitiei, prin neutilizarea unor functionalitati care au produs costuri nejustificate.
  3. Multe dintre companiile aflate in cautarea unui ERP obisnuiesc ca in prima faza sa solicite oferte „standard”, fara a avea macar o prima intalnire cu ofertantii, urmand ca in final sa invite doi sau trei  dintre acestia la discutii. Trebuie sa tinem cont ca procesul de vanzare al unei solutii ERP nu este unul tranzactional, ci pur consultativ, iar o prima intalnire este esentiala pentru intelegerea nevoilor, inainte de orice alta activitate care va urma. Fie ca aceasta va consta intr-o prezentare a solutiei, o analiza a fluxurilor de lucru ale organizatiei, o demonstratie de functionalitati sau oferta de implementare. In mod cert, un proiect de succes incepe cu derularea unor activitati specifice chiar din etapa de selectie, pentru ca ulterior acestea vor constitui premisele pentru fundamentarea unei propuneri corecte.
  4. Se intampla foarte des ca in cadrul unor companii care au ca obiect de activitate productia sau comertul, sa fie delegate persoane din alte departamente (financiar-contabil, IT, etc.) care sa ia decizii cu privire la cerintele sistemului ERP, fara a fi implicati si responsabilii departamentelor care realizeaza efectiv activitatile de baza. In acest caz riscul de a se pierde in mod arbitrar informatii relevante pentru procesul de selectie a solutiei optime (prin diluarea semnificatiei sau a importantei acestora) este foarte ridicat.
  5. Stabilirea unui buget tinta/limita pornind doar de la considerente pur comerciale si nu de la nevoi de business (care sa fie transpuse mai apoi in cerinte functionale)  poate fi o alta strategie gresita. Este de inteles ca orice buget trebuie foarte bine justificat catre factorii decizionali, insa a „taia” din buget in detrimentul unor cerinte critice poate afecta semnificativ atingerea obiectivelor de business stabilite. O solutie pentru a evita o astfel de situatie poate fi abordarea etapizata a proiectului, pe mai multe faze, si o implementare progresiva, in baza unui buget multi-anual.

Lista ramane deschisa, in realitate existand si alte practici similare, care se dovedesc a fi „nesanatoase” pentru alegerea solutiei optime si a implementatorului potrivit.

In concluzie, inainte de a incepe achizitia unei solutii ERP este recomandat sa pornim de la obiective (nu de la buget), sa nu ne propunem sa avem totul „cat de repede posibil” ci sa ne concentram pe cerintele critice in prima faza, sa implicam oamenii cheie din cadrul organizatiei in proces si sa comunicam deschis, inca de la inceput, asteptarile catre potentialul furnizor.



Daca vrei sa afli mai multe despre solutiile ERP, te rog sa completezi formularul de mai jos sau sa ne scrii la contact@erpadviser.ro.